A la suite d’un projet de recherche, j’ai accompagné un groupement d’éleveurs bovins dans la mise en place d’un outil de planification de leur production et de leurs livraisons.

Seul, on va plus vite, ensemble, on va plus loin local

Quand ils travaillent seuls, les éleveurs bovin viande organisent leur logistique assez simplement. Soient ils vendent des bêtes sur pied à des négociants qui gèrent tout l’aval de la filière. Soient ils font abattre au fur et à mesure de leurs commandes et de leur calendrier de production.

Mais, dans ce cas, les éleveurs se sont rassemblés en groupement pour atteindre de nouveaux marchés plus qualitatifs et plus rémunérateurs. Individuellement, aucun des élevages n’était capable de fournir des bêtes toute l’année à des artisans bouchers (exigence de certaines conformations, rares dans les élevages de montage), à des cantines ou à des supermarchés indépendants (fréquence et volumes importants). En se groupant, les éleveurs reprennent la main sur toute la filière et choisissent des marchés pour des bêtes de qualité. Moins d’intermédiaires et un client satisfait de la qualité = une meilleure rémunération pour les éleveurs.

Apprendre à collaborer et mettre en place des outils

La mise en place du groupement et de la chaîne logistique associée a demandé un vrai engagement des acteurs de la filière. Ils ont été transparents entre eux sur les coûts et les marges, pour éliminer les étapes qui ne créent pas de valeur. Ils ont remis en cause leurs pratiques pour définir ce que chacun entendait par qualité. Ils ont défini leurs attentes et leurs zones d’intolérances dans le fonctionnement du groupe. Ainsi, ils ont créé une culture et une confiance commune.

Sur ces bases, ils ont mis en place une organisation logistique, avec l’aide de la technico-commerciale recrutée par le groupement, et avec le soutien de la Chambre d’Agriculture, pour faire correspondre offres et demandes. Leurs différents tableaux de bord Excel permettaient de suivre les données essentielles :

• Les bêtes disponibles pour chaque producteur en différentes catégories (Génisse, Jeune Bovin, Vache < 5ans, Vache < 8 ans)
• Les bêtes qui seront commercialisée via le groupement
• La demande des clients
• Le planning d’abattage

Toutes ces données étaient renseignées manuellement par la technico-commerciale qui ajustait chaque semaine les besoins et les offres pour les semaines et mois à venir.

Les outils en place sont arrivés à leur limite : trop de temps consacré au suivi au détriment du développement commercial. Et des informations disséminées dans plusieurs tableaux (doubles saisies, risques d’erreurs).

Adapter les outils à l’évolution des marchés

Nous avons analysé le fonctionnement et les besoins du groupement et les attendus d’un nouvel outil. Point important : les profils d’éleveurs sont très variés, tant dans le nombre d’animaux vendus via le groupement (2 vaches par an pour certains, 35 pour d’autres) que dans leur intérêt pour les outils numériques.

Nous avons donc lancé un prototype d’outil basé sur Excel avec une interface dédiée par utilisateur. Cet unique tableau de bord rassemble les données de 3 fichiers Excel dans l’ancien fonctionnement. Une fois la phase de test terminée avec quelques éleveurs, le tableau de bord sera simplement partagé via une DropBox.

> Interface éleveur : une vision prévisionnelle sur les commandes et les besoins

Chaque éleveur dispose d’une interface dédiée. Il y renseigne le nombre d’animaux, le type de bovin et les données d’identification (date de naissance, identifiant de l’animal).

L’éleveur peut voir les vaches dont la commercialisation via le groupement est confirmée (suite à la validation de la commerciale). Au besoin, certains animaux peuvent être décalés d’une ou deux semaines pour lisser l’offre de tous les éleveurs.

L’éleveur peut enfin suivre ses objectifs annuels de commercialisation et ajuster au besoin avec les autres éleveurs.

> Interface technico-commerciale offre

Sur cette interface, la commerciale a une vision complète des volumes disponibles chez les éleveurs pour les mois à venir.

Elle peut valider ou non les propositions des éleveurs en fonction des contrats signés avec les clients.

> Interface technico-commerciale demande

Les clients-partenaires définissent leurs besoins pour les semaines et mois à venir : nombre de bêtes, type de bêtes, conformation, niveau de transformation, modalités de livraison.

L’ensemble des demandes est agrégée pour comparer immédiatement offre et demande et adapter le planning des éléveurs.

> Interface gestion administrative et financière

Une dernière page sert à transmettre les informations d’abattage et de préparation aux éleveurs et à l’abattoir, pour garantir la traçabilité des produits et le respect des normes en vigueur.

En retour, l’abattoir renvoie les informations de pesée, de conformation, et de prix au groupement pour adapter le paiement des éleveurs.

Ces processus automatisés limitent les doubles-saisies et les risques d’erreur.

La suite

L’objectif ici est de donner des outils simples, ergonomiques et adaptés aux éleveurs, pour qu’ils partagent rapidement des résultats et des indicateurs communs. Ce tableau de bord est d’abord un support d’échange, de communication et de simplification de la gestion pour le groupement.

L’enjeu : Mieux répartir la production et les calendriers entre acteurs pour générer le maximum de valeur ajoutée et de collaborations sur le territoire.

Demain peut-être qu’une appli web sera nécessaire. Mais ce n’est pas certain ! Le groupement reste une petite structure très évolutive, rassemblant des experts de la production locale. Excel semble tout à fait suffire pour le moment. Bien conçu, l’outil apporte déjà une grande diversité d’indicateurs dédiés, basés sur les process métiers du groupement.

La phase de test est lancée ! A suivre !